Cadeaux d'affaires en entreprise : le guide pour bien choisir

Les cadeaux d'affaires se déclinent en différentes catégories : gadgets high tech, objets publicitaires, paniers garnis, etc. Comment choisir des cadeaux en fonction des événements professionnels ? Dans ce guide, nous détaillons tout ce qu'il faut savoir sur ces cadeaux d'entreprise, les occasions de les offrir et leurs destinataires.

Que sont les cadeaux d'affaires ?

Au sein d'une entreprise, il existe de nombreuses occasions de se réunir ou de célébrer un événement : réunions de travail, conférences, anniversaires, salons, lancement d'un projet ou d'un produit, etc. Durant ces occasions, il est courant d'offrir des cadeaux d'affaires.

Définition des cadeaux d'affaires

Le cadeau d'affaires (ou d'entreprise) peut prendre différentes formes. Il peut s'agir d'un objet, d'un bon d'achat ou d'un service. Sa valeur est variable. Il est offert par une entreprise dans le cadre d'une occasion spéciale. Ces cadeaux d'affaires lui permettent de consolider ses relations professionnelles.

À qui sont-ils offerts et pourquoi ?

Les cadeaux d'affaires sont offerts aux clients et aux collaborateurs d'une entreprise en guise de remerciement. Ils peuvent aussi être destinés à des prospects. Avec ces cadeaux, l'entreprise veut remercier sa clientèle pour sa fidélité, récompenser ses collaborateurs ou encore gagner en visibilité.

Quelle est la réglementation en matière de fiscalité des cadeaux d'affaires ?

Les cadeaux d'affaires sont soumis à un régime fiscal particulier. Une déduction sur le bénéfice imposable est possible sous conditions.

• La valeur des cadeaux ne doit pas être disproportionnée par rapport au chiffre d'affaires de l'entreprise. Il faut faire preuve de vigilance, car la loi ne prévoit pas de valeur maximale.
• La distribution des cadeaux ne doit pas être interdite par la loi. Il convient de se renseigner sur les dispositions légales et réglementaires.
• En cas de contrôle fiscal, il faut être en mesure de démontrer que ces cadeaux d'affaires sont offerts dans l'intérêt de l'entreprise.

Il est à noter que pour un montant total supérieur à 3 000 €, l'entreprise doit déclarer ces dépenses sur le relevé des frais généraux.

La récupération de TVA est envisageable, mais attention ! Seuls les cadeaux de faible valeur sont concernés. Ils ne doivent pas excéder 73 € TTC par an et par bénéficiaire, emballage et frais d'expédition compris.

Exemples de cadeaux d'affaires en entreprise

Au fil des années, la nature des cadeaux d'affaires s'est étoffée. Nous pouvons les classer en catégories.

Les cadeaux événementiels

La vie d'une entreprise est rythmée par différents événements professionnels. Ce sont autant d'occasions d'offrir des cadeaux d'affaires. Voici les événements les plus courants :

• l'anniversaire de l'entreprise est l'occasion d'organiser une grande fête réunissant les collaborateurs, les partenaires et les clients. Il est courant d'offrir des objets de qualité (tasses, stylos, etc.) portant l'année célébrée ;
• le lancement d'un produit ou d'un service s'accompagne d'une campagne de communication. Les entreprises ont alors recours aux objets publicitaires (des goodies) pour gagner en visibilité. Il peut s'agir de gourdes, de porte-clés, de stylos publicitaires portant le logo de la marque.

Les cadeaux personnalisés

Ces cadeaux sont offerts à des collaborateurs ou des clients spécifiques. On distingue :

• les cadeaux portant le nom du destinataire (par exemple un stylo gravé, une tasse ou un sac en tissu avec inscription) ;
• les cadeaux offerts en fonction des goûts du destinataire (des places pour un concert, des objets geek, une carte cadeau, etc.).

Les cadeaux originaux

Avec cette catégorie, l'entreprise cherche à se démarquer lors d'un événement festif (Noël ou toute autre soirée spéciale de l'entreprise). C'est l'occasion de remercier les collaborateurs pour leur investissement dans l'entreprise. Des cadeaux de qualité leur sont offerts, comme :

• des paniers garnis gourmands, comprenant des chocolats, des mets délicats, des vins et des spiritueux ;
• une bouteille de prestige ;
• une box de loisirs.

Les cadeaux écologiques

Ces cadeaux s'inscrivent dans une démarche éco-responsable. L'entreprise fait face aux défis du développement durable en choisissant d'offrir des cadeaux écologiques et éthiques. Il peut s'agir d'objets recyclés à 100 %, avec une réelle utilité, de produits gastronomiques régionaux, d'objets artisanaux locaux, etc.

Il faut noter que certains cadeaux d'affaires peuvent entrer dans toutes ces catégories. Un stylo, par exemple, peut être édité pour fêter l'anniversaire de création d'une entreprise. Il peut être gravé au nom du destinataire, avoir un design original et être fabriqué en France avec des matériaux recyclés.

Conseils pour choisir les cadeaux d'affaires

Offrir des cadeaux d'affaires est une démarche qu'il faut anticiper. Nous vous proposons une marche à suivre, étape par étape, qui peut vous aider à élaborer un cahier des charges.

Définir le projet

Dans un premier temps, formulez vos besoins. Définissez la nature de l'événement et la ou les catégories de cadeaux (événementiels, personnalisés, originaux et écologiques). Si un packaging est nécessaire, pensez à l'emballage. Prévoyez un planning des tâches à faire avec : le délai de recherche des cadeaux, la date limite pour commander, la durée de préparation des cadeaux, etc. Prenez en compte les délais supplémentaires pour la personnalisation des cadeaux (inscription, gravure, etc.).

Faire la liste des bénéficiaires

Établissez une liste précise des bénéficiaires. Elle vous sera utile pour estimer les volumes à commander. S'il y a plusieurs catégories de cadeaux, faites des listes thématiques. Ne prévoyez pas trop de surplus pour éviter le gaspillage ! Si vous avez besoin de commander un peu plus pour parer aux imprévus, optez pour des cadeaux qui pourront facilement être réutilisés pour d'autres événements professionnels.

Fixer un budget

Pour respecter l'enveloppe budgétaire qui vous a été confiée, détaillez les postes de dépenses. Pensez aux frais annexes tels que les frais d'expédition, les surcoûts éventuels pour de la personnalisation, les emballages, etc. Classez les cadeaux en catégories en indiquant le volume à commander. Gardez à l'esprit qu'il faut mieux investir dans de la qualité et de la fonctionnalité que dans des gadgets avec peu d'utilité qui finiront vite à la poubelle.

Trouver les prestataires

Plusieurs solutions s'offrent à vous pour la recherche de prestataires : prendre contact avec différentes entreprises via leurs sites Internet, utiliser des plateformes spécialisées en ligne et / ou prendre conseils auprès d'agences spécialisées, comme IDEAL Meetings & Events. Demandez toujours des devis avant de passer vos commandes. Comparez les devis pour une même catégorie de cadeaux d'affaires.

Faire les commandes

Votre choix est fait et les devis sont validés. Il vous reste à passer les commandes. Prenez bien compte des délais de livraison ! Fournissez des informations précises quant au point de livraison (adresse complète sans oublier, le cas échéant, le numéro de bâtiment, de bureau ou d'entrepôt, etc.). Prévoyez un espace de stockage après la réception de vos commandes.

Prendre conseil pour trouver les cadeaux d'affaires parfaits

Choisir et commander des cadeaux d'affaires à offrir dans le cadre d'un événement professionnel est une tâche chronophage. Il peut aussi être difficile de trouver et sélectionner des prestataires. Comment s'assurer de leur fiabilité et de la qualité de leurs produits ? Comment avoir la garantie que les commandes arriveront à temps ? IDEAL Meetings & Events vous propose un accompagnement personnalisé, depuis l'organisation de votre événement professionnel au choix de vos cadeaux.

Des propositions adaptées à vos besoins

Un conseiller événementiel vous est dédié tout au long de votre projet. Pour la recherche de vos prestataires, nous pouvons nous fonder sur votre cahier des charges. Vos consignes sont respectées, qu'il s'agisse de qualité, de volume, de délais ou encore d'éco-responsabilité. Vous êtes en manque d'inspiration ? Si vous ne savez pas quels prestataires choisir, nous pouvons vous faire des recommandations. Grâce à nos 20 années d'expérience dans le secteur de l'événementiel, nous avons créé un réseau professionnel fiable et étoffé. Nous collaborons avec plus de 20 000 partenaires partout en France. Nous sommes donc en mesure de vous faire des propositions en fonction de vos besoins et de vos critères.

La commande des cadeaux d'affaires

Vous n'avez pas le temps de passer les commandes ? Notre agence peut gérer cette étape pour vous dans le strict respect de votre agenda. Vous pouvez nous confier la gestion de tout le processus : recherche, sélection, demande de devis et commande en ligne. Vous souhaitez passer commande auprès de différents prestataires ? Pour faciliter vos achats et vous faire gagner du temps, la facturation est centralisée.

Des tarifs négociés pour vous

Nous avons établi avec nos prestataires des relations durables fondées sur la confiance. Nous sommes donc en mesure de négocier pour vous le tarif de vos cadeaux d'affaires ou d'obtenir pour vous des tarifs préférentiels.

IDEAL Meetings & Events prend en charge la gestion de votre événement professionnel

Notre agence est spécialisée dans la gestion d'événements professionnels. Nous pouvons gérer pour vous l'événement durant lequel les cadeaux d'affaires seront offerts. Nous collaborons avec des partenaires qui se trouvent en France et à l'étranger. Notre réseau comporte plus de 50 000 partenaires dans le monde ! Nous saurons faire des propositions adaptées à vos besoins en termes de localisation (en bord de mer, à la campagne, dans un lieu insolite, etc.), de capacité d'accueil, d'équipement, d'animation, de restauration et d'hébergement.

Les 9 points clés pour choisir des cadeaux d'affaires

• Les cadeaux d'affaires sont corrélés à des événements professionnels spéciaux. Ils sont offerts à des clients, à des collaborateurs ou à des partenaires.
• Les cadeaux d'affaires sont offerts en remerciement (fidélité, investissement dans l'entreprise), en bonus (Noël de l'entreprise), afin de marquer un événement spécial pour l'entreprise (anniversaire de création) ou encore pour gagner en visibilité (publicité).
• Ces cadeaux d'entreprise se déclinent en différentes catégories : événementiels, personnalisés, originaux et aussi écologiques. Certains cadeaux d'affaires peuvent s'inscrire dans toutes ces catégories.
• Choisir des cadeaux d'affaires demande de l'anticipation. Nous conseillons de réaliser un cahier des charges définissant le projet (type de cadeaux, packaging, délais, etc.), la liste des bénéficiaires (organisée selon les profils : clients, partenaires, collaborateurs) et le budget.
• Faites une sélection des prestataires de cadeaux d'affaires et demandez des devis. N'hésitez pas à faire établir des devis par différentes entreprises pour le même type de cadeaux.
• Pour gagner du temps et trouver des prestataires fiables, contactez IDEAL Meetings & Events. Nous pouvons mettre notre carnet d'adresses à votre disposition.
• L'agence IDEAL Meetings & Events est en mesure de vous faire des propositions de prestataires si vous manquez d'inspiration pour vos cadeaux d'affaires.
• Vous n'avez pas le temps de gérer les commandes de vos cadeaux d'affaires ? Un conseiller IDEAL Meetings & Events peut le faire pour vous.
• Vous aimeriez nous confier toute la gestion de votre événement professionnel ? Contactez-nous !