Glossaire de l'événementiel par IME

Bienvenue dans le Glossaire de l'événementiel by IME, votre guide simple et pratique pour comprendre le langage des événements d'entreprise. Que vous soyez un professionnel ou que vous découvriez ce domaine, ce glossaire est là pour rendre les choses claires.

Lorsque vous préparez un séminaire, un dîner d’affaire ou votre soirée annuelle, il y a des termes spécifiques à connaître. Ce glossaire est là pour vous aider à les démystifier.

Chaque mot que vous trouverez ici est expliqué simplement et vous permet d’enrichir vos connaissances.

A - D

Agence événementielle : Prestataire spécialisé dans la conception et l’organisation d’un événement. Elle peut intervenir sur une partie seulement de l’organisation, ou sur l’ensemble avec une prise en main de A à Z.

Animation « Close-up » : L'animation close-up dans l'événementiel désigne une forme de divertissement où un artiste, souvent un magicien ou un illusionniste, effectue des tours de magie de proximité devant un petit groupe de personnes. Contrairement à une performance sur scène, l'animation close-up se déroule généralement à courte distance, permettant aux spectateurs de voir de près chaque détail du spectacle.

Animation culinaire : Activité ou performance gastronomique organisée dans le cadre d'un événement. Elle vise à divertir les participants tout en mettant en avant des aspects culinaires tels que la préparation, la démonstration de techniques de cuisine, la dégustation, ou même l'interaction directe avec les chefs ou les professionnels de la cuisine. L'animation culinaire apporte une dimension sensorielle et interactive à l'événement, créant une expérience mémorable pour les participants.

Animation déambulatoire : En évènementiel, ce sont des animations qui se déplacent dans le lieu de votre événement. Les magiciens, les hypnotiseurs, les faux serveurs/animateurs en sont de parfaits exemples ! Ils animent et font prendre vie à la foule. Cela permet de dynamiser un événement de manière originale.

Animation fixe : Animation qui nécessite un espace dédié et une attention particulière des participants à un moment de l’événement.

Assemblée plénière : Réunion inclusive réunissant tous les membres d'un groupe pour traiter des sujets d'importance collective. Dans le contexte de l'événementiel, une assemblée plénière est souvent utilisée pour des annonces importantes, des présentations stratégiques, des discussions générales ou des décisions cruciales qui nécessitent la participation de l'ensemble des membres.

Auditorium : Salle de conférence, de réunion ou de spectacle spécialement conçue pour accueillir un public. Il est équipé pour faciliter les présentations, les discours, les conférences, les performances artistiques, les projections audiovisuelles ou d'autres événements similaires. Les auditoriums sont généralement aménagés de manière à offrir une visibilité optimale à l'ensemble du public, avec des rangées de sièges disposées en gradins pour permettre une vue dégagée vers la scène ou la tribune.

Briefing : réunion préalable à un événement au cours de laquelle les principaux détails et objectifs sont présentés aux membres de l'équipe organisatrice.

Buffet dinatoire : forme de service alimentaire où une sélection variée de plats est disposée sur une table ou un comptoir, permettant aux convives de se servir librement. Ces derniers peuvent ensuite aller s’asseoir pour déguster leurs assiettes.

Cabaret : Le terme "cabaret" désigne à l'origine un lieu de divertissement, souvent un établissement nocturne, où sont présentés divers spectacles artistiques. Nous pouvons également utiliser ce terme pour déterminer la mise en place d’une salle de réunion. Le format cabaret désigne ainsi la mise en place de table ronde où les convives seront installés en demi-lune, afin de pouvoir voir l’intervenant, la présentation, tout en pouvant utiliser la table pour écrire et échanger avec les autres personnes présentes à cette table.

Cadeaux d’affaires : articles ou produits offerts par une entreprise à ses clients, partenaires commerciaux, fournisseurs ou employés dans le cadre de ses activités professionnelles. Ces cadeaux sont souvent utilisés pour renforcer les relations commerciales, pour exprimer la reconnaissance, ou pour marquer des occasions spéciales telles que les fêtes de fin d'année, les anniversaires d'entreprise, les lancements de produits, ou d'autres événements importants. Les cadeaux d'affaires peuvent varier en taille, en valeur et en nature, allant des articles promotionnels tels que des stylos, des porte-clés ou des blocs-notes, aux cadeaux de luxe comme des montres, des gadgets électroniques ou des paniers-cadeaux personnalisés. Ils peuvent également être utilisés comme outils de marketing pour accroître la visibilité de la marque et fidéliser la clientèle.

Capacité “Cocktail” : Indique le nombre maximum de personnes que la salle peut accueillir en format debout

Catering : Services de restauration fournis lors d'un événement

Check-in / Check-out : Le processus de "Check-in" dans un hôtel marque le début du séjour du client. Il se déroule généralement à la réception de l'établissement. Le processus de "Check-out" intervient au moment où les clients quittent l'hôtel à la fin de leur séjour.

Cocktail (déjeunatoire ou dinatoire) : Un cocktail est une forme de service alimentaire où une sélection d'amuse-bouche, de petits-fours, de canapés et d'autres mets faciles à manger debout sont souvent présentés sur des tables ou circulent parmi les convives. Contrairement à un repas assis où les convives restent à leur place pour être servis, ou à un buffet où les convives s’installent à table après s’être servis, le cocktail dinatoire se déguste debout et encourage donc la déambulation et le mélange entre les invités.

Conférence : Evénement organisé au cours duquel des experts, des orateurs qualifiés ou des professionnels partagent leurs connaissances, expériences ou recherches sur un sujet spécifique avec un public. Ces présentations peuvent prendre différentes formes, telles que des discours, des panels de discussion, des ateliers interactifs, des démonstrations ou des séances de questions-réponses.

Congrès : Evénement organisé réunissant des individus ayant des intérêts ou des compétences communes dans un domaine particulier. Il s'agit généralement d'une réunion formelle et organisée où les participants se réunissent pour discuter, échanger des idées, présenter des recherches, participer à des ateliers, et souvent pour établir des réseaux professionnels.

Convention : événement organisé généralement pour un groupe spécifique de personnes partageant des intérêts, des objectifs ou une affiliation commune. Les conventions sont conçues pour réunir les participants dans un cadre formel ou semi-formel afin de faciliter des activités telles que des présentations, des ateliers, des discussions, des expositions, des réunions, et des opportunités de réseautage. Elles peuvent être organisées à diverses échelles, allant de petites réunions à des événements de grande envergure impliquant des centaines voire des milliers de participants.

Décibel : Unité de mesure acoustique qui permet d’évaluer les intensités sonores

Déjeuner d’affaires : Repas organisé dans un contexte professionnel pour discuter de questions d'affaires.

Demeure de charme : Grande propriété d’exception, louable ou privatisable pour un événement

Disposition en U : Mise en place d’une salle de réunion où les tables sont placées les unes à côté des autres afin de former un U. Cela permet à tous les participants de voir l’écran et l’orateur et de pouvoir échanger les uns avec les autres. Cette mise en place est conseillée pour les réunions avec un nombre limité de participants.

Disposition en “école” : Mise en place d’une salle de réunion sur le model d’une salle de classe, c’est-à-dire où les participants sont assis les uns derrière les autres, avec une table.

Disposition en “théâtre” : Mise en place d’une salle de réunion où les participants sont assis face à l’orateur. Il s’agit du format permettant d’installer le plus de participants assis, pour une réunion.

Disposition en “cabaret” : Mise en place d’une salle de réunion avec des tables rondes autour desquelles les participants sont installés en demi-lune, afin de pouvoir voir l’intervenant tout en pouvant utiliser la table pour écrire et échanger avec les autres personnes présentes à cette table.

Destination Management Company ou DMC : entreprise spécialisée dans la planification, l'organisation et la gestion de voyages, d'événements et d'incentives dans une destination spécifique. Ces entreprises opèrent généralement au niveau local ou régional et sont des experts dans leur zone géographique respective.

E - P

Emargement : Processus par lequel les participants à un événement ou à une réunion apposent leur signature sur une liste ou un document, généralement appelé feuille d'émargement. Ce processus est utilisé pour enregistrer la présence des participants.

Evènement hybride : type d'événement qui combine des éléments à la fois en présentiel (physique) et virtuel (en ligne).

Fiche technique : Document détaillé qui fournit des informations essentielles sur les aspects techniques et logistiques d'un événement. Elle est souvent utilisée par les organisateurs d'événements, les prestataires techniques, les équipes de production et les fournisseurs pour assurer une exécution fluide et précise de l'événement.

Food Truck : Véhicule mobile équipé pour la préparation et la vente de nourriture. Ces camions de restauration ambulants sont souvent utilisés pour proposer une variété de plats et de collations dans des lieux publics, tels que des rues animées, des festivals, des événements sportifs, des foires, et d'autres endroits où un large public est présent. Les Food trucks offrent une alternative décontractée et accessible aux options de restauration traditionnelles, apportant souvent une touche d'originalité à la scène culinaire locale.

Gala : Evènement formel et souvent prestigieux. Il s’agit la plupart du temps de soirée élégante et festive organisée pour célébrer, honorer, ou collecter des fonds, généralement caractérisée par une ambiance sophistiquée.

Goodies : Objets promotionnels, souvent distribués gratuitement lors d'événements, de campagnes marketing ou d'activités promotionnelles. Ces objets sont généralement imprimés avec le logo, le nom de la marque ou un message promotionnel, et sont destinés à accroître la visibilité de l'entreprise ou de l'événement. Les goodies sont également appelés "cadeaux d'entreprise" ou "articles promotionnels"

Hotspot : Zone de connexion Wi-Fi à haute vitesse.

Incentive : Initiative organisée par une entreprise dans le but de motiver et de récompenser ses employés, ses partenaires commerciaux ou d'autres parties prenantes pour atteindre des objectifs spécifiques. Ces programmes sont conçus pour stimuler la performance, renforcer la loyauté et encourager l'engagement. Un incentive peut prendre diverses formes, mais il est souvent associé à des voyages, des récompenses financières, des cadeaux, des expériences exclusives, des activités de team-building, ou d'autres avantages attrayants.

Journée d’étude : Une journée d'étude est un événement professionnel organisé sur une journée complète, axé sur l'acquisition de connaissances, la formation, le partage d'informations et le développement professionnel. Ces journées rassemblent généralement des participants autour de présentations, de discussions et d'activités éducatives. Nous parlons de demi-journée d’étude lorsque que cette réunion n’a lieu que sur la matinée ou l’après-midi, avec ou sans le déjeuner.

KPI (Key Performance Indicator) : Indicateurs clés de performance pour évaluer le succès d'un événement.

Lancement de produit : Evénement stratégique organisé par une entreprise pour présenter un nouveau produit sur le marché. C'est une occasion cruciale visant à générer de l'excitation, à attirer l'attention et à susciter l'intérêt des consommateurs mais aussi à établir une perception positive du produit.

Lieu insolite/atypique : Désignation de tout lieu sortant des normes et des habitudes, ce qui apporte une touche d’exception. L’insolite dépends néanmoins du point de vue de chacun, il est donc important de préciser ce que vous entendez par là si vous recherchez ce type de lieu.

Location de salle : mise à disposition d'un espace spécifique, généralement à l'intérieur d'un établissement dédié, pour la tenue d'un événement. Cette location peut inclure des salles de différentes tailles et configurations, adaptées à divers types d'événements tels que des réunions d'entreprise, des conférences, des mariages, des réceptions, des formations, des expositions, des soirées privées, et bien d'autres.

Loft : Il s’agit généralement un espace polyvalent, moderne et souvent industriel, aménagé dans une structure originale telle qu'un entrepôt, une ancienne usine ou un bâtiment commercial reconverti.

Logistique : Coordination des aspects pratiques d'un événement, tels que le transport, l'hébergement, etc.

Mapping : Projection visuelle sur des surfaces pour créer des effets visuels.

Meeting : Réunion de travail

MICE : Le terme "MICE" est un acronyme anglais qui fait référence à l'industrie du tourisme d'affaires et de l'événementiel. L'acronyme MICE se décompose comme suit : Meetings, Incentives, Conferences, Exhibitions/Events

Networking : Activité visant à établir des connexions professionnelles.

Pax : Terme issu du transport aérien qui signifie “un passager payant”. Dans l’évènementiel ou en restauration, il signifie “personnes”. Nous parlons donc de nombre de pax pour désigner le nombre de personnes présents sur un évènement par exemple.

PCO ou Professional Congress Organizer : Entreprise ou agence spécialisée dans la gestion et l’organisation de congrès, conférences, symposiums et autres évènements similaires. Le PCO est chargé de coordonner tous les aspects logistiques, administratifs et opérationnels liés à la planification et à la réalisation de ces événements.

Plan de Salle : Schéma détaillé indiquant la disposition des tables et des sièges.

Prestataire événementiel : Entreprise ou un professionnel spécialisé dans la fourniture de services liés à la planification, l'organisation et la réalisation d'événements. Ces prestataires offrent une gamme de services allant de la logistique et de la coordination à la conception créative, contribuant ainsi à la mise en œuvre réussie d'événements de toutes sortes. Ils collaborent souvent avec des clients tels que des entreprises, des organisations, des particuliers, des agences événementielles, et d'autres entités pour répondre à leurs besoins spécifiques en matière d'événements.

Privatisation de salle : Rendre entièrement privé un lieu généralement ouvert au public. Il peut s’agir d’une semi-privatisation si seulement une partie du lieu vous est réservé.

Q - Z

Quorum : Le terme "quorum" fait référence au nombre minimum de membres d'un groupe ou d'une assemblée qui doivent être présents pour que les décisions puissent être officiellement prises ou que l'assemblée puisse fonctionner légalement. Le quorum est établi par les règles ou les statuts de l'organisation en question.

Régie : Le terme "régie" fait référence à l'équipe ou au département chargé de la gestion technique et logistique pendant un événement. La régie assure la coordination entre les différents aspects techniques tels que l'éclairage, le son, la vidéo, la scénographie, et d'autres éléments nécessaires pour le bon déroulement de l'événement.

Roadbook : Document détaillé qui fournit des instructions et des informations importantes pour guider les participants lors d'un voyage, d'un événement ou d'une activité spécifique. Il s’agit d’un outil essentiel pour assurer la cohérence et la clarté dans le déroulement d'une activité ou d'un voyage.

Roadshow : Tournée ou série d'événements organisés dans plusieurs endroits différents, souvent géographiquement dispersés. Ces événements peuvent prendre diverses formes, notamment des présentations, des démonstrations, des expositions, des séminaires ou des rencontres, et sont généralement conçus pour atteindre un public spécifique dans plusieurs localités.

Salle de conférence : Espace spécialement conçu et équipé pour accueillir des réunions professionnelles, des présentations, des séminaires, des conférences, des formations, et d'autres événements similaires. Ces salles sont généralement aménagées de manière à faciliter la communication, la collaboration et la diffusion d'informations entre les participants.

Salle de réception : Espace spécialement aménagé pour accueillir des événements tels que des mariages, des réceptions, des banquets, des fêtes d'entreprise, des célébrations familiales, et d'autres occasions festives. Ces espaces sont conçus pour offrir un cadre convivial et accueillant, souvent équipés pour accueillir un grand nombre de convives.

Salle de réunion : Espace spécialement conçu pour accueillir des discussions, des présentations, des réunions de travail, des séminaires et d'autres types de rencontres professionnelles. Ces espaces sont conçus pour favoriser la communication, la collaboration et la prise de décision au sein d'un groupe de participants. Les salles de réunion peuvent être trouvées dans des bureaux, des centres d'affaires, des hôtels, des centres de conférence et d'autres lieux similaires.

Salon : Evénement commercial ou professionnel où des entreprises, des industries ou des professionnels se réunissent pour présenter, promouvoir et discuter de leurs produits, services ou activités. C'est un événement propice au réseautage et à la découverte des dernières tendances dans un secteur spécifique.

Scénographie : La "scénographie" désigne l'art et la pratique de concevoir et de réaliser la mise en scène visuelle d'un événement, d'un spectacle, d'une exposition ou d'une production théâtrale. Elle englobe la création de décors, de jeux de lumières, de sonorités, de costumes et d'autres éléments visuels et sensoriels visant à créer une atmosphère particulière et à communiquer des messages spécifiques au public.

Séminaire : Evénement professionnel organisé dans le but de discuter, de présenter et de partager des connaissances sur des sujets spécifiques. Les séminaires peuvent varier en taille, allant de petites réunions à des événements plus importants. Ils comprennent l’ensemble de la restauration de la journée. Nous parlerons de séminaire résidentiel si un hébergement est également prévu.

Showroom : Un showroom est un espace spécialement aménagé où des produits, services ou concepts sont présentés de manière visuelle et expérientielle. L'objectif principal d'un showroom est de permettre aux visiteurs de voir, toucher et parfois même d'essayer les produits ou services proposés.

Soirée dansante : Type d’événement festif au cours duquel les participants se réunissent pour profiter de la musique, de la danse et d'une ambiance animée.

Soirée d’entreprise : Evénement organisé par une entreprise à des fins diverses telles que le renforcement de l'esprit d'équipe, la célébration de réussites, le réseautage, ou encore le divertissement des employés, des clients, des partenaires commerciaux ou d'autres parties prenantes liées à l'entreprise. Ces soirées peuvent prendre différentes formes, selon l'objectif et le budget de l'entreprise, allant d'une simple réception ou dîner à une fête à thème élaborée, en passant par des événements de team-building, des célébrations de lancement de produits, des conférences ou des réunions informelles. Les soirées d'entreprise offrent souvent l'occasion de renforcer les liens interpersonnels, d'améliorer la communication interne, de reconnaître les contributions des employés et de promouvoir l'image de marque de l'entreprise.

Team building : Activité ou événement spécialement conçu pour renforcer la cohésion d'équipe, améliorer la collaboration, favoriser la communication et renforcer les liens entre les membres d'un groupe.

Traiteur : Entreprise spécialisée dans la préparation et la fourniture de repas et de services alimentaires pour des événements spéciaux, tels que des mariages, des réceptions, des fêtes d'entreprise, des conférences, des réunions et d'autres occasions sociales ou professionnelles. Les services de traiteur peuvent inclure la conception de menus, la préparation des aliments, la présentation des plats, ainsi que la fourniture de personnel de service, de vaisselle, de matériel de cuisine et parfois même de décorations. Les traiteurs peuvent offrir une gamme de styles culinaires, des buffets aux repas à table, en passant par les cocktails dînatoires et les plateaux-repas. Ils travaillent souvent en étroite collaboration avec les organisateurs d'événements pour répondre aux besoins spécifiques de chaque occasion et garantir la satisfaction des clients en matière de qualité alimentaire et de service.

Travel Management Company (TMC) : entreprise spécialisée dans la gestion des déplacements professionnels et des voyages d'affaires pour les entreprises. Les TMC offrent une gamme de services visant à simplifier, rationaliser et optimiser les processus liés aux déplacements professionnels des employés d'une organisation.

Visioconférence : Réunion virtuelle qui permet à des personnes situées à des endroits différents de se connecter en temps réel via des outils de communication en ligne.

Venue Finding : processus spécifique dans l'industrie de l'événementiel consistant à identifier, évaluer et sélectionner le lieu le plus approprié pour un événement spécifique. Que ce soit pour une conférence, un séminaire, un mariage, ou tout autre type d'événement, le "Venue Finding" vise à trouver le lieu idéal qui répond aux besoins et aux exigences du client.

Workshop : Un "workshop" est un terme anglais qui se traduit en français par "atelier" ou "formation". En contexte professionnel ou éducatif, un workshop est une session interactive et participative au cours de laquelle les participants ont l'opportunité de travailler ensemble sur des exercices pratiques, des discussions ou des activités spécifiques liées à un sujet déterminé. Les workshops sont souvent utilisés pour favoriser l'apprentissage actif, l'échange d'idées, le développement de compétences et la résolution de problèmes.