Retour sur un événement marquant : un roadshow engagé pour le climat

Un projet d'envergure mené avec succès

Sélectionné dans le cadre d’un appel d'offre lancé par un acteur international majeur du secteur technologique et industriel, IDEAL Meetings & Events a orchestré un roadshow unique et porteur de sens, dans plusieurs villes de France. Au total, 900 participants répartis dans 6 villes ont eu l'opportunité de prendre part à une expérience inédite autour d’un atelier d’intelligence collective : La Fresque du Climat.

Tout au long du mois, ce sont 49 fresques qui ont été animées par notre partenaire engagé, Time to Act, permettant à chaque participant de mieux comprendre les mécanismes du changement climatique et les leviers d’action possibles. Cet atelier a su allier pédagogie, réflexion et collaboration, offrant un véritable moment d'échange et de prise de conscience.

En plus de cet atelier, c'est l’identification et la réservation des prestataires qu’il a fallu réaliser pour chaque destination : un site avec une plénière ainsi que les espaces de sous-commission et de restauration ; le prestataire pour la gestion des pauses et déjeuners et enfin le matériel technique. Nos chefs de projets ont su recommander à notre client les meilleurs lieux et prestataires pour l'organisation de ces journées.

Nous sommes fiers d’avoir contribué à sensibiliser autant de personnes à ces enjeux cruciaux, tout en faisant de chaque étape de ce roadshow un moment à la fois inspirant et impactant. Une aventure riche de sens qui illustre la capacité de l’événementiel à devenir un vecteur de changement positif !

Qu’est-ce qu’un roadshow dans l’événementiel ?

Un roadshow dans le domaine de l’événementiel, est une série d’événements itinérants organisés dans plusieurs villes ou lieux, généralement sur une période donnée. L’objectif principal d’un roadshow est de promouvoir un produit, une marque, un service ou une idée tout en allant directement à la rencontre de son public cible. Cette approche permet de maximiser la portée d’un message tout en offrant une expérience locale et personnalisée. 

Retrouvez tous les termes spécifiques à connaitre dans le Glossaire de l'événementiel by IME, votre guide simple et pratique pour comprendre le langage des événements d'entreprise.

Pourquoi opter pour un roadshow ?

Le roadshow allie les leviers suivants :

• Proximité avec les publics locaux : il permet d’aller à la rencontre des participants là où ils se trouvent, augmentant ainsi l’engagement et la participation.
• Visibilité accrue : en se déplaçant dans plusieurs villes, il multiplie les points de contact et renforce l’impact médiatique.
• Expériences immersives : les roadshows sont souvent l’occasion de proposer des activités interactives qui marquent durablement les participants.

Comment organiser un roadshow réussi ?

1. Définir les objectifs : Que souhaitez-vous accomplir ? Sensibilisation, lancement d’un produit, engagement client ? Ces objectifs guideront toutes les étapes de l’organisation.
2. Choisir les villes et lieux stratégiques : Identifiez les zones où votre cible est la plus présente et optez pour des lieux facilement accessibles et adaptés à vos besoins logistiques.
3. Planifier les dates : Un roadshow s’échelonne sur plusieurs semaines ou mois. Assurez-vous que les dates choisies permettent une bonne participation et optimisent les ressources disponibles.
4. Créer une expérience unique : Intégrez des activités engageantes, comme des ateliers interactifs, des démonstrations de produits ou des conférences inspirantes. Par exemple, des ateliers collaboratifs comme La Fresque du Climat peuvent apporter une dimension éducative et mémorable.
5. Coordonner la logistique : Transport, hébergement, montage/démontage, gestion des équipements... Une organisation rigoureuse est essentielle pour garantir la fluidité entre les étapes.
6. Communiquer autour de l’événement : Une bonne campagne de communication avant, pendant et après chaque étape du roadshow est cruciale pour attirer les participants et maximiser l’impact.

Les enjeux d’un roadshow

Organiser un roadshow permet de multiplier les opportunités, mais il comporte aussi des défis importants :

• Cohérence et uniformité : Assurer une expérience homogène dans chaque ville tout en s’adaptant aux spécificités locales.
• Gestion des coûts : Les déplacements, la logistique et les équipes peuvent rapidement représenter un budget conséquent. Une planification précise est indispensable.
• Engagement des participants : Attirer et mobiliser les publics locaux demande des efforts soutenus en communication et marketing.
• Impact environnemental : Les déplacements peuvent générer une empreinte carbone élevée. Intégrer des pratiques durables (transport collectif, digitalisation des supports, partenariats locaux) est donc essentiel.

Les défis et les solutions

1. Coordination complexe : Avec plusieurs lieux et équipes, la gestion des imprévus peut être un casse-tête. Une communication claire et des outils de gestion de projet sont indispensables.
2. Variation des publics : Chaque ville peut avoir des attentes et besoins différents. Adaptez votre approche tout en maintenant un fil rouge cohérent.
3. Temps limité : Le rythme d’un roadshow est souvent soutenu. Une préparation minutieuse et des équipes bien formées permettent d’optimiser chaque étape.

Conclusion : un format à très fort impact positif

Un roadshow est un format d'événement puissant pour créer du lien, engager des audiences variées et maximiser la portée d’un message. Cependant, il nécessite une planification rigoureuse et une exécution irréprochable. En surmontant les défis organisationnels et en mettant l’accent sur l’expérience participant, un roadshow peut devenir un véritable catalyseur de notoriété et d’engagement.