Repas d'affaires : objectifs et conseils d'organisation

Les repas d'affaires font partie des événements professionnels d'une entreprise. Dans quelles conditions peut-on les organiser ? Comment s'assurer de leur bon déroulement ? Notre guide est à votre disposition pour réussir leur organisation.

Qu'est-ce qu'un repas d'affaires ?

Commençons avec quelques éléments de définition afin de mieux comprendre le contexte des repas d'affaires et les enjeux pour une entreprise.

Définition du repas d'affaires

Le repas d'affaires est une rencontre professionnelle organisée autour d'un dîner, d'un déjeuner ou même d'un petit-déjeuner. Il a un caractère exceptionnel. L'objet du repas est clairement défini en amont. Il peut être partagé avec des clients, des investisseurs ou des collègues. Il peut aussi être l'occasion de réunir des équipes pour échanger sur un projet.

Les enjeux des repas d'affaires pour une entreprise

Le repas d'affaires est l'occasion de prendre des décisions importantes en dehors du cadre formel de l'entreprise. Il est souvent lié à la stratégie de développement. Il peut s'agir, par exemple, de faire entrer un investisseur au capital ou de préparer la signature d'un contrat. Souvent, les repas d'affaires sont l'occasion de développer un réseau professionnel. Ils peuvent aussi être organisés pour remercier des clients ou des partenaires. Le lieu est minutieusement choisi, car les discussions peuvent avoir un caractère confidentiel.

Les différents types de repas professionnels et leurs objectifs

Les repas professionnels s'organisent à différents moments de la journée : le matin au petit-déjeuner, le midi pour le déjeuner ou en soirée pour le dîner. Ils se déroulent dans un espace privatif ou non. Ils prennent la forme d'un service à table, d'un cocktail ou d'un buffet. Les invités peuvent être debout ou assis autour d'une ou plusieurs tables, comme pour un gala.

Le dîner d'affaires

Le dîner d'affaires est un type de rencontre professionnelle courant. Il réunit les convives dans une atmosphère détendue de fin de journée. Le repas est organisé dans un restaurant ou un espace de restauration aménagé pour l'occasion. Il peut s'agir, par exemple, d'un dîner pris à table lors d'un gala ou bien d'un cocktail dînatoire debout.

Le déjeuner d'affaires

Le déjeuner d'affaires peut se dérouler dans un restaurant, prendre la forme d'un buffet en intérieur ou en extérieur. Il permet de se détendre au cours de la journée de travail. C'est aussi le bon moment pour finaliser un projet, une réunion ou une présentation qui doit avoir lieu dans l'après-midi.

Le petit-déjeuner d'affaires

Le petit-déjeuner est un repas léger, qui peut prendre la forme d'une collation dans un restaurant ou un espace aménagé à cet effet. C'est un moment privilégié de la journée car les convives sont détendus, dans un état d'esprit favorable à la prise de décision.

Le repas d'équipe

Le repas d'équipe est l'occasion de réunir les collaborateurs pour faire le bilan d'un projet. Il peut aussi être un moment consacré à l'élaboration d'un projet. Les collaborateurs échangent de manière détendue dans un cadre qui rompt avec le quotidien de l'entreprise. Une salle de restaurant privatisée est le lieu d'accueil idéal.

Le repas entre collègues

Ce type de repas se fait, par exemple, entre les collaborateurs d'un même service. C'est un moment pour échanger et, le cas échéant, apaiser les tensions. Pour créer les meilleures conditions, il faut privilégier un espace d'accueil extérieur à l'entreprise.

Conseils pour réussir l'organisation d'un repas d'affaires

Il n'y a pas de règles strictes pour organiser un repas d'affaires. Cependant, cela fait partie des événements professionnels importants dans la vie d'une entreprise. Des décisions confidentielles et stratégiques sont souvent prises. L'organisation demande donc de l'anticipation.

Établir le nombre d'invités

Établir le nombre de personnes invitées fait partie des tâches à prioriser. En établissant la liste, précisez pour chaque convive s'il s'agit d'un prospect, d'un client ou d'un collaborateur. Pensez à indiquer les moyens de contacter chaque invité. En fonction du nombre total, vous pouvez sélectionner des lieux avec une capacité d'accueil adaptée. C'est aussi une donnée essentielle pour déterminer votre budget et calculer la déduction fiscale.

Définir le budget

Les repas d'affaires n'entrent pas dans la catégorie des frais professionnels. En revanche, ils sont une charge. Ce sont des frais d'entreprise, dans la mesure où ils sont engagés dans son intérêt. Une partie de ces frais peut donc faire l'objet d'une déduction sur le résultat de l'entreprise. La TVA est récupérable (elle doit figurer sur la facture au nom de l'entreprise). Pour autant, il est nécessaire d'établir un budget global, avec une limite haute. En plus du repas (multiplié par le nombre d'invités), ce budget peut éventuellement inclure les frais annexes, tels que la privatisation d'un lieu, les déplacements et l'hébergement (par exemple, pour des collaborateurs expatriés).

Trouver le bon restaurant

Plusieurs critères sont à prendre un compte pour choisir un restaurant :

• la capacité d'accueil ;
• l'aménagement de l'espace : combien de tables et de chaises sont nécessaires ? Faut-il prévoir un équipement particulier pour le buffet ou la collation (cafetière, verres, serviettes, etc.) ;
• les plats proposés au menu ou par le service traiteur ;
• la possibilité de privatiser tout ou une partie du restaurant ;
• le cadre : décoration, animation éventuelle, etc.

La composition du repas demande une attention particulière. Voulez-vous une variété de plats ou un plat unique pour chaque invité ? N'oubliez pas de demander aux invités s'ils sont sujets à des intolérances ou des allergies alimentaires ! Choisir un restaurant offrant une gamme de plats variés (vegan, végétarien, etc.) est souvent la solution adéquate. Vous pouvez ensuite composer le menu ou bien laisser les invités libres de choisir dans la carte du restaurant. Il est également important de savoir qu'à partir d'un certain nombre de participants, certains restaurants demanderont de faire un choix de menu unique pour l'ensemble des convives. 

Quoi qu'il en soit, demandez des devis pour estimer le montant des repas.

Définir une date et un horaire pour la réservation du restaurant

Vous avez trouvé le restaurant qui répond à vos attentes ? Parfait, ne perdez pas de temps pour faire la réservation. Une fois que celle-ci est validée, notez bien la date et l'horaire à transmettre aux invités.

Envoyer les invitations

Envoyez les invitations par email en précisant bien le motif. Apportez toutes les précisions nécessaires au bon déroulement du repas : lieu, horaire, date, les moyens de transport à disposition des invités, etc.

Associer repas professionnel et démarche RSE

Les repas professionnels peuvent s'inscrire dans la démarche RSE de l'entreprise. La recherche et le choix des prestataires se fondent alors sur des critères éthiques et éco-responsables.

Les bonnes pratiques

Lors de votre recherche, privilégiez les prestataires avec de bonnes pratiques en matière d'alimentation durable. Il peut s'agir d'un menu prenant en compte la saisonnalité et les produits locaux. Pensez aussi aux restaurants proposant des doggy bags pour éviter le gaspillage alimentaire ou encore qui bannissent l'usage des plastiques.

Trouver un lieu de restauration éthique

Pour être sûr d'avoir affaire à un restaurant éthique, vérifiez les labels RSE présentés par les prestataires. Il en existe plusieurs pour la restauration : Écotable, Étoile verte Michelin, FiG ou encore Green Food.

Réussir son repas d'affaires grâce à un accompagnement

Il y a beaucoup d'éléments à prendre en compte pour organiser un repas d'affaires. En plus de trouver le bon restaurant, réunissant tous les critères, il faut aussi gérer la réservation et les pièces comptables. Cela requiert du temps et une bonne connaissance des prestations disponibles sur le marché. Epargnez vous du stress en demandant un accompagnement personnalisé à IDEAL Meetings & Events.

Profiter de conseils pour choisir le bon restaurant

IDEAL Meetings & Events vous aide à faire votre choix pour trouver un bon restaurant, aussi bien pour la proposition du menu que pour l'aménagement de la salle. Nous mettons à votre disposition notre carnet d'adresses qui comporte plus de 4200 restaurants en France. Nos conseillers événementiels peuvent vous faire des suggestions. Nous connaissons les nouveautés qui peuvent répondre à vos attentes. Vous êtes à la recherche d'un restaurant certifié par un label RSE ? Nous pouvons vous faire plusieurs propositions. Nous rencontrons et échangeons souvent avec nos partenaires. Nous prenons toujours en compte les retours de nos clients pour continuer à les recommander. Nous pouvons vous conseiller les plus adaptés.

Déléguer la réservation

Vous n'avez pas le temps de faire la réservation et d'échanger avec le gérant ? Un conseiller événementiel peut gérer toutes les démarches pour vous. Vous pouvez lui confier votre cahier des charges quant à l'aménagement du lieu de réception, son éventuelle privatisation et la composition des repas.

Maîtriser les dépenses

Comme ils connaissent bien le marché et nos partenaires, nos conseillers événementiels vous orientent en respectant votre budget. Ils peuvent réduire vos coûts en négociant pour vous les tarifs. Nous proposons une facturation centralisée : vous n'avez pas à vous préoccuper de la gestion de différentes pièces comptables, il n'y a qu'une seule facture !

L'organisation complète de votre événement professionnel

IDEAL Meetings & Events peut adresser tous les besoins annexes d'un repas d'affaires. À votre demande, nous pouvons trouver des prestataires techniques (transport, l'hébergement, etc.) si vous en avez besoin pour vos collaborateurs ou pour vos clients.

Les points clés pour organiser un repas d'affaires

• Le repas d'affaires est un événement professionnel à caractère exceptionnel. C'est l'occasion de réunir des prospects, des clients ou des collaborateurs pour échanger en dehors de l'entreprise sur un sujet clairement défini.
• Ce repas professionnel peut prendre différentes formes : un petit-déjeuner, un déjeuner ou un dîner. Il peut s'agir plus précisément d'un cocktail, d'un gala ou d'un repas au restaurant.
• Le repas d'affaires se déroule dans l'intérêt de l'entreprise. À ce titre, les frais engendrés peuvent être déduits en partie du résultat de l'entreprise.
• Son organisation demande de l'anticipation. Il faut établir la liste des invités et leur profil, fixer un budget, trouver un restaurant qui répond à tous les critères en matière de plats, de labels RSE, mais aussi d'aménagement et de confidentialité.
• Pour trouver le bon restaurant et des prestataires fiables, vous pouvez nous contacter. IDEAL Meetings & Events vous donne accès à son carnet d'adresses. Nous vous conseillons également selon vos besoins et vos envies.
• Vous manquez de temps pour organiser votre repas d'affaires ? Nous pouvons gérer pour vous toute l'organisation de A à Z : trouver le restaurant, réserver pour vous et coordonner toutes les prestations annexes.