Comment faire un rétroplanning événementiel ?

La vie d’une entreprise est souvent rythmée par les événements professionnels qui s’y succèdent : séminaire, inauguration, lancement de produit, soirée d’entreprise, incentive et team building. Si vous êtes chargé d’organiser un événement, vous savez à quel point une organisation minutieuse être nécessaire. Pour cela, il est fortement conseillé de rédiger un rétroplanning évènementiel précis. Grâce à lui, chaque minute de votre évènement sera prévue et vous aurez ainsi l’assurance que tout se passera bien.

Qu’est-ce qu’un rétroplanning événementiel ?

Un rétroplanning événementiel est un outil de gestion de projet qui énumère toutes les tâches nécessaires à la réalisation d'un événement, qu'il s'agisse d'un mariage, d'une conférence, d'un festival ou de tout autre type d'événement. Le rétroplanning établit une chronologie détaillée de ces tâches, en commençant par la date de l'événement et en remontant dans le temps jusqu'à la date actuelle.

Chaque tâche est assignée à une personne responsable et est accompagnée d'une date limite de réalisation. Cela permet de s'assurer que toutes les étapes nécessaires à la réussite de l'événement sont prises en compte et réalisées en temps voulu. Le rétroplanning événementiel aide également à anticiper les éventuels retards ou obstacles et à ajuster le planning en conséquence pour maintenir le projet sur la bonne voie. En résumé, c'est un outil essentiel pour organiser et coordonner efficacement un événement.

Les avantages de créer un rétroplanning événementiel

Les avantages de la conception d’un rétroplanning événementiel sont tellement nombreux, qu’il serait vraiment dommage de s’en priver. Tout d’abord, il vous permet de bien gérer votre temps. En listant chacune des actions à mener et en respectant les délais, chaque partenaire de l’organisation de votre évènement saura précisément où il en est. En outre, cet outil pratique permet à toute l’équipe de se coordonner puisque chacun sait avec précision ce qu’il a à faire.

Ensuite, le calendrier des actions est un excellent support de définition des besoins. En partant de chaque étape listée sur le planning, votre conseiller événementiel dédié sera ainsi en mesure de les détailler. Il saura donc à qui déléguer chaque partie, les moyens à déployer, les outils à utiliser et surtout… le budget à dépenser !

Troisièmement, plus une planification est minutieuse, moins vous risquez de faire face à des imprévus. En effet, l’aspect du calendrier avec des dates de rendu clairement définies aide à ne pas prendre de retard et à prévoir le temps nécessaire avant le jour J. Aussi, un rétroplanning est facilement modulable en cas d’imprévu ou de nouvelles contraintes et il permet d’éviter les erreurs et les oublis.

Enfin, et c’est sans doute l’avantage majeur du rétroplanning événementiel, il vous permet de rester serein ! Ce type de document est là pour vous aider à garder le cap et à avoir toujours une vue sur les actions à mener, mais aussi sur celles qui ont déjà été réalisées.

Intégrer des prestataires dans un rétroplanning

Si vous devez organiser un évènement d’entreprise, il y a de fortes chances pour que vous ayez besoin de vous faire aider par des prestataires de confiance. Dans ce cas, allez faire un tour sur la plateforme en ligne d’IDEAL Meetings & Events afin de sélectionner les partenaires qu’il vous faut. Une fois que vous les aurez trouvés, il vous faudra les insérer dans votre rétroplanning.

Pour ce faire, c’est très simple. Il vous suffit d’aller sur votre planning et de rajouter une colonne intitulée « Prestataire ». Pour chaque tâche, attribuez une personne de confiance qui pourra gérer cette mission précise dans les temps impartis.

Pensez également à ajouter une colonne concernant l’avancement de chaque partie et à partager le rétroplanning avec tous les prestataires concernés. Ainsi, chacun pourra mettre à jour sa situation grâce à des termes simples et clairs :

• À faire
• En cours
• À valider 
• Terminé

 Si vous le souhaitez, vous pouvez même définir un code couleur afin de rendre votre planning plus attrayant et surtout plus simple à lire.

Méthodes et astuces pour un rétroplanning événementiel réussi

Pour créer un rétroplanning événementiel réussi, voici quelques méthodes et astuces à considérer :

1. Définir clairement les objectifs de l'événement : Avant de commencer à planifier, il est essentiel de comprendre les objectifs de l'événement. Qu'est-ce que vous espérez accomplir ? Quels sont les résultats attendus ?
2. Identifier les tâches nécessaires : Dressez une liste complète de toutes les tâches nécessaires à la réalisation de l'événement, depuis la conception initiale jusqu'à la conclusion de celui-ci. Cela peut inclure la réservation de lieu, la logistique, la communication, etc.
3. Estimer la durée de chaque tâche : Pour chaque tâche, estimez le temps nécessaire à son achèvement. Tenez compte des délais raisonnables, des éventuels retards et des dépendances entre les tâches.
4. Établir des priorités : Identifiez les tâches critiques qui doivent être accomplies en premier et celles qui peuvent être réalisées ultérieurement. Cela vous aidera à organiser votre planning de manière efficace.
5. Assigner des responsabilités : Chaque tâche doit être assignée à une personne ou une équipe responsable. Assurez-vous que les responsables comprennent clairement leurs rôles et leurs responsabilités.
6. Utiliser des outils de gestion de projet : Les logiciels de gestion de projet, les tableurs ou les outils en ligne peuvent être très utiles pour créer et suivre votre rétroplanning. Ils facilitent la mise à jour et la collaboration entre les membres de l'équipe.
7. Inclure des marges de sécurité : Prévoyez des marges de sécurité pour les tâches critiques afin de faire face à d'éventuels retards ou problèmes imprévus.
8. Communiquer régulièrement : Assurez-vous de communiquer régulièrement avec votre équipe pour suivre la progression, résoudre les problèmes et ajuster le planning si nécessaire.
9. Réviser et ajuster : Soyez prêt à réviser et ajuster votre rétroplanning en fonction des changements ou des imprévus qui peuvent survenir en cours de route.
10. Célébrer les réussites intermédiaires : N'oubliez pas de célébrer les petites victoires et les étapes importantes tout au long du processus. Cela motive l'équipe et renforce l'engagement envers le projet.