Séminaire d'entreprise : objectifs & organisation

Les séminaires sont devenus des événements récurrents dans la vie des entreprises. De quoi s'agit-il exactement ? Qu'apportent-ils aux salariés et en quoi entrent-ils dans la stratégie de développement d'une entreprise ? Dans ce guide, nous vous expliquons les objectifs de ces événements professionnels et comment les organiser en fonction des besoins des entreprises.

Qu'est-ce qu'un séminaire d'entreprise ?

D'une manière générale, le séminaire d'entreprise peut être considéré comme un outil de management. Sa nature varie selon les objectifs que l'entreprise cherche à atteindre.

Définition du concept de séminaire d'entreprise

Un séminaire est un événement professionnel qui réunit la totalité ou une partie des employés d'une entreprise. Il peut s'organiser en une ou plusieurs sessions et se déroule généralement en dehors du cadre de travail quotidien (off-site). Il s'agit de pouvoir prendre du recul dans un environnement convivial, afin de prendre des décisions stratégiques, de stimuler la créativité ou encore de resserrer les liens entre collaborateurs. Chaque session a pour objet un sujet précis ou bien permet de collaborer sur un projet commun. La durée de cet événement professionnel varie selon les besoins de l'entreprise. Un séminaire peut se dérouler sur une demi-journée ou sur plusieurs jours.

Objectifs des différents types de séminaires d'entreprise

La mise en place de séminaires récurrents est un moyen de créer et de développer une culture d'entreprise. Il y a différents types de séminaires. Chacun a un objet distinct.

Le séminaire d'intégration : l'objectif est d'initier les nouveaux arrivants à la culture d'entreprise dans une ambiance conviviale. Il s'agit de favoriser la cohésion des équipes et d'améliorer la communication entre les salariés. L'initiation à la culture d'entreprise peut prendre la forme d'ateliers ou d'activités qui mettent en exergue les valeurs de l'entreprise.

Le séminaire de formation : il a pour but de sensibiliser à de nouveaux projets ou à de nouvelles méthodes de travail. Il s'agit donc de mettre à jour des compétences ou d'en acquérir de nouvelles. L'objectif est que l'entreprise gagne en performance. Ce genre de séminaire peut être l'occasion de faire appel à des intervenants extérieurs.

Le séminaire de travail : il permet de répondre à une problématique de l'entreprise. Les séminaires de travail classiques réunissent les collaborateurs qui se concertent pour résoudre des problèmes et / ou développer de nouveaux projets. Il peut s'agir aussi d'un séminaire de commerciaux qui a pour sujet principal les stratégies et objectifs de vente. Pour faciliter la réflexion, le séminaire de travail se déroule le plus souvent dans un environnement dépaysant.

Le séminaire de direction : exclusivement consacré aux dirigeants de l'entreprise, il a pour objectif de réunir des personnes venant de partout en France ou de l'étranger, afin de dresser les bilans et de prendre des décisions stratégiques. Il se déroule dans un cadre relaxant qui favorise la concentration.

Le séminaire de motivation : on parle aussi de séminaire incentive. L'objectif est d'avoir un impact positif sur la productivité de l'entreprise en développant, renforçant les relations professionnelles. Dans ce but, les salariés participent à des activités conviviales et collaboratives. Il s'agit souvent d'activités de team building, qui peuvent être de différente nature (créative, ludique, sportive, etc.).

Le séminaire de célébration : il peut être organisé pour fêter une date importante pour l'entreprise, celle de sa création par exemple. Il peut s'agir aussi de remercier les collaborateurs et de célébrer ensemble la réussite d'un projet. Pour marquer les esprits et s'inscrire dans l'histoire de l'entreprise, le séminaire peut se dérouler dans un lieu insolite.

Conseils pour réussir l'organisation d'un séminaire d'entreprise

Un séminaire d'entreprise est un événement qui requiert de l'anticipation. D'autant plus s'il doit être organisé de manière récurrente. IDEAL Meetings & Events, spécialiste du secteur de l'événementiel depuis plus de 20 ans, partage avec vous son expertise. Voici nos conseils pour bien organiser vos séminaires d'entreprise.

Établir la liste des participants

La première question à vous poser est : quelles sont les personnes de l'entreprise conviées ? Nous vous avons expliqué qu'il existe différentes sortes de séminaires. Ils peuvent concerner tous les salariés ou bien seulement les dirigeants, les cadres, les commerciaux, etc. Or, le profil des participants a un impact sur le choix du lieu. Quant au nombre de personnes qui assistent au séminaire, c'est une donnée essentielle pour définir le budget.

Maîtriser les coûts en définissant un budget

Il s'agit de fixer une limite aux dépenses. Nous vous conseillons de faire une liste qui prend en compte le moyen de transport (véhicules personnels, de location, train, etc.), la restauration (combien de repas, au restaurant ou par traiteur ?), la documentation et les cadeaux d'entreprise et, éventuellement, l'hébergement (plusieurs nuitées en hôtel, en gîte, etc.). Toutes ces dépenses sont à calculer en fonction du nombre de convives.

En plus de la location d'une ou plusieurs salles de réunion et de l'équipement nécessaire (micros, vidéoprojecteurs, ordinateurs, etc.) pour les sessions du séminaire, il faut également penser aux prestations annexes :

• les collations et rafraîchissements, à l'arrivée des participants et durant les pauses entre les sessions ;
• les activités de team building et / ou les animations pour les soirées si le séminaire se déroule sur plusieurs jours ;
• peut-être que du matériel ou des équipements spécifiques seront nécessaires pour les séances de travail et les diverses activités annexes.

Choisir un lieu en adéquation avec les objectifs du séminaire

Il y a des critères communs à tous les types de séminaires : l'emplacement, la capacité d'accueil et les prestations proposées (restauration, hébergement, activités, etc.). Cependant, le choix se fait aussi en fonction des objectifs de l'événement. Prenons quelques exemples.

Un lieu adapté à un séminaire de motivation

Dans ce contexte, le lieu doit proposer des salles de réunion et des espaces pour accueillir les activités de team building ainsi que les animations. Si vous souhaitez organiser des olympiades, par exemple, il faut de vastes extérieurs. Vous pouvez privatiser un site, comme un château, un manoir, un chalet ou encore un grand espace de type ludique.

Un lieu adapté à un séminaire de direction

La réunion des dirigeants et actionnaires d'une entreprise demande des prestations et un lieu de prestige. Il faut des espaces de travail équipés, confidentiels et propices à la concentration. Plusieurs lieux haut de gamme (hôtels, demeures de prestige, restaurants, etc.) proposent de telles prestations.

Un lieu adapté à un séminaire de célébration

Lors d'une célébration, plusieurs événements ont lieu : des conférences, des animations, des cocktails et aussi des dîners. Choisir un lieu agencé avec des espaces modulables est une solution. Les espaces changent ainsi de fonction selon les besoins. Un musée est une bonne idée pour recevoir ce genre de séminaire. C'est un lieu à la fois insolite et adapté à l'accueil de publics variés.

Définir une date et réserver

Il faut prendre en compte la date du séminaire en fonction des disponibilités des salariés et du prestataire. Nous vous conseillons de choisir plusieurs dates, puis de les soumettre aux personnes intéressées. Préférez des périodes hors vacances scolaires et jours fériés, qui conviendront mieux aux salariés. Faites une sélection des lieux en mesure de répondre à vos besoins, puis contactez les prestataires afin d'établir des devis avant de faire votre réservation. Il peut être intéressant de faire jouer la concurrence pour obtenir des tarifs préférentiels.

Mettre en place la logistique

L'objectif est de coordonner la logistique de la réservation du lieu au départ de chaque individu. Dans un premier temps, nous vous recommandons de lister toutes les réservations à faire, ainsi que les prestataires à contacter.

• Les transports (allers-retours) demandent de l'anticipation. Il peut aussi y avoir différents types de transports. Les participants arrivent-ils de partout en France, de l'étranger ? Quel est le point de rendez-vous ? Faut-il assurer des liaisons entre la gare, l'aéroport et le lieu du séminaire ?
• Qu'en est-il des repas ? Faut-il réserver dans un restaurant, faire appel à un traiteur ? Nous vous conseillons de détailler les repas à prendre en compte durant le séminaire : les petits-déjeuners, les déjeuners et les dîners, qu'il s'agisse de buffets, de cocktails, de galas, etc.).
• Le séminaire est-il l'occasion d'offrir des cadeaux d'entreprise ? Détaillez ces cadeaux (goodies, carnets, stylos, etc.) afin de pouvoir contacter les prestataires concernés.
• Faut-il prévoir des équipements spécifiques dans le cadre d'activités de type team building (des maillots, brassards, blouses, etc.) ?

Des séminaires d'entreprise dans une démarche RSE

Les séminaires se prêtent à la mise en œuvre de la responsabilité sociétale des entreprises (RSE). La manière d'organiser le séminaire, le choix du lieu, le choix du mode de transport et la prise en compte des besoins des participants contribuent à inscrire une entreprise dans une démarche éco-responsable et éthique.

Valoriser le travail des collaborateurs

Les séminaires sont des événements qui permettent de valoriser le travail des collaborateurs en soulignant leurs compétences et leur implication au sein de l'entreprise. Cela se concrétise de différentes manières.

• Il peut s'agir d'accompagner les collaborateurs dans le développement de leur carrière grâce à de la formation.
• Avec des activités qui rassemblent les collaborateurs , l'entreprise démontre que le bien-être de ses employés est au centre de ses préoccupations.
• Les séminaires offrent l'opportunité de remercier les salariés avec des activités et des animations. De plus, les activités ludiques et collaboratives contribuent à créer un environnement serein. Chaque participant a la possibilité d'exprimer son savoir-faire et son savoir-être (inventivité, réflexion, patience, endurance, etc.).

Sensibiliser les équipes avec des séminaires éco-responsables

Les séminaires éco-responsables ou « green » permettent de se mettre au vert, littéralement. Il s'agit de s'éloigner des villes pour un dépaysement total à la campagne. C'est une belle opportunité pour profiter de prestations locales : découverte de produits régionaux, d'un savoir-faire artisanal, etc. Les séminaires se déroulent dans un contexte zéro déchet et à faible empreinte carbone. Des ateliers spécifiques sont organisés, afin de sensibiliser les participants à la biodiversité, au recyclage, à la préservation des ressources.

• Organiser une randonnée avec un guide local est idéal pour une initiation aux richesses de la nature. Il existe différentes thématiques, par exemple celle qui a trait aux plantes médicinales.
• Des ateliers pédagogiques peuvent être dédiés à une cause environnementale. Un séminaire en bord de mer, par exemple, offre la chance de sensibiliser les participants aux fonds marins.
• Un atelier de cuisine anti-gaspillage permet d'apprendre de nouvelles recettes simples et peu coûteuses. C'est aussi l'occasion d'en apprendre davantage sur les fruits et légumes de saison, ainsi que sur les produits locaux.

Lancez-vous le défi d'organiser un séminaire avec de bonnes pratiques

Pour organiser un séminaire avec un faible impact carbone, voici une liste de bonnes pratiques à adopter durant le déroulement de l'événement :

• optez pour le train pour rejoindre le lieu du séminaire ;
• utilisez le vélo pour les courtes distances (de la salle de réunion au restaurant) ou pour visiter les alentours ;
• achetez local ;
• instaurez des règles anti-gaspillage pour la nourriture ;
• triez tous vos déchets (verre, emballage, restes alimentaires pour le compost, etc.) ;
• utilisez un tableau blanc plutôt que du matériel électronique ;
• offrez des cadeaux d'entreprises réutilisables (mugs, gourdes, etc.) ;
• pensez à atteindre les lumières quand vous quittez une pièce, ainsi que tous les appareils lorsqu'ils ne sont pas utilisés.

Suite aux séminaires éco-responsables, l'entreprise a la possibilité de s'engager sur le long terme. Il peut s'agir d'introduire de nouvelles pratiques au travail (et à la maison). Les salariés peuvent s'investir dans une cause en organisant une levée de fonds.

Pourquoi profiter d'un accompagnement pour organiser un séminaire d'entreprise ?

En raison de toutes les possibilités qui s'offrent aux entreprises en matière de séminaires, il est judicieux de faire appel à des experts pour profiter d'un accompagnement. Il s'agit de gagner du temps, de trouver le bon prestataire, de planifier l'ensemble du séminaire et même de réduire les coûts. Fort de son expérience dans l'organisation d'événements professionnels, IDEAL Meetings & Events peut vous aider.

Bénéficier d'un important carnet d'adresses de professionnels de l'événementiel

IDEAL Meetings & Events vous permet d'accéder à son carnet d'adresses afin de trouver le lieu idéal pour organiser votre séminaire. Nous faisons le lien avec 20000 partenaires en France et 50000 dans le monde pour couvrir vos besoins évènementiels. La diversité des prestations proposées répond aux besoins des entreprises, quels que soient les objectifs du séminaire (formation, célébration, motivation, etc.). Il est notamment possible de rechercher sur la plateforme IDEAL Meetings & Events par critères.

• Les adresses sont régulièrement mises à jour.
• Les nouveautés sont également ajoutées après avoir été testées par des experts (monument insolite, restaurant nouvellement étoilé, activité originale, etc.).
• Les lieux et prestataires se trouvent en France, notamment à Paris et dans diverses régions, en Europe (Allemagne, Belgique, Italie, Espagne, Portugal, Pays-Bas, Royaume-Uni, etc.) et au-delà (Canada, États-Unis, Maroc, Turquie, etc.). Vous avez la garantie d'un dépaysement total.

Vous avez trouvé le lieu idéal pour votre séminaire et avez besoin de prestations annexes (fleuriste, traiteur, location de matériel, transport, activité team building, etc.) ? Un conseiller évènementiel prend en charge l’intégralité de votre évènement pour vous faire des propositions adaptées.

Profiter des conseils personnalisés d'un conseiller événementiel

L'organisation d'un séminaire peut susciter des inquiétudes. Il faut avoir des disponibilités pour en assurer la gestion, être en mesure de bien coordonner le séminaire de A à Z. Avec IDEAL Meetings & Events, vous profitez de conseils personnalisés. Un conseiller événementiel est à votre écoute et en mesure de répondre à vos attentes durant tout le processus d'organisation. Si vous le souhaitez, vous pouvez déléguer l'entière organisation de votre séminaire à IDEAL Meetings & Events. Votre cahier des charges est respecté. Vous êtes à la recherche d'idées ? Vous recevrez des propositions qui tiennent compte de vos envies et de vos problématiques.

Avoir des garanties quant à la fiabilité des prestataires

Au fil des années, IDEAL Meetings & Events a développé un réseau solide, fondé sur des relations de confiance avec les prestataires. Nos conseillers créent du lien avec nos partenaires lors de visites, de tests ou de tables rondes. Nous nous basons également sur les retours de nos clients pour continuer de recommander ou non des prestataires. Vous avez la garantie d'échanger avec des prestataires fiables. Tous les lieux sont aptes à recevoir du public et répondent aux dernières normes de sécurité.

Maîtriser le budget

IDEAL Meetings & Events met à votre disposition des outils de gestion afin de mieux maîtriser vos coûts. Vous pouvez comparer les tarifs de nos partenaires en demandant des devis. IDEAL Meetings & Events peut également intervenir pour négocier les tarifs pour vous et réduire vos coûts. Nos conseillers évènementiels connaissent le marché et les partenaires, ainsi ils savent vous orienter en fonction de votre budget. Ils peuvent intervenir pour négocier les tarifs pour vous et réduire vos coûts. Vous n'avez pas à gérer les factures des différents prestataires, la facturation est centralisée.

Les 10 points clés pour un séminaire d'entreprise réussi

• Le séminaire est un moyen de développer la culture d'entreprise. Il se décline en différents types et peut être mis en place de manière récurrente pour répondre aux besoins de l'entreprise.
• Pour organiser un séminaire, il faut d'abord établir les objectifs recherchés (intégration de collaborateurs, formation, prise de décision, motivation ou célébration).
• Fixez la durée du séminaire et les éventuelles prestations annexes en plus des sessions de travail (activités de team building, conférences, etc.).
• Nous vous recommandons d'établir différentes listes (participants, nombre de repas, de nuitées, modes de transport utilisés, cadeaux d'entreprise, équipement spécifique, etc.).
• Ces listes vous aideront à rédiger un cahier des charges détaillé, afin de bien maîtriser le budget et la logistique.
• L'anticipation est capitale, car un séminaire peut nécessiter de faire de nombreuses réservations (lieu d'accueil, transport, hébergement, restauration, etc.).
• Faites de votre séminaire un événement professionnel éco-responsable. Saisissez cette occasion d'initier les salariés au développement durable. Cela contribue à vous inscrire dans une démarche RSE.
• Assurez-vous d'avoir affaire à des prestataires fiables et à des lieux qui respectent la réglementation en matière d'accueil du public.
• Facilitez vos échanges avec les différents prestataires de votre séminaire. Avec la plateforme IDEAL Meetings & Events, vous organisez votre séminaire de A à Z avec le même outil.
• Gagnez du temps et épargnez-vous du stress en confiant l'organisation de votre séminaire à IDEAL Meetings & Events. Votre cahier des charges est respecté et vous profitez de conseils personnalisés.