Soirée d'entreprise : pourquoi et comment l'organiser ?

La vie d'une entreprise est rythmée par différents événements professionnels organisés en dehors du cadre du travail. C'est le cas de la soirée d'entreprise, dont les enjeux sont à prendre en compte dans la stratégie de développement globale. Alors pourquoi organiser une soirée d'entreprise? Quels sont les différents types de soirées d'entreprise? Comment réussir cet événement particulier ? Voici notre guide pour vous aider à organiser votre soirée d'entreprise.

Soirée d'entreprise : de quoi s'agit-il ?

Au même titre que les séminaires et les réunions, les soirées d'entreprise font partie des événements qui nécessitent une maîtrise de A à Z en termes d'organisation. Elles se déroulent dans l'intérêt de l'entreprise, pour améliorer l'environnement de travail et consolider les relations professionnelles.

Définition de la soirée d'entreprise

La soirée d'entreprise est un événement festif et professionnel. Ce n'est pas une soirée ordinaire : elle se planifie et s'organise pour répondre à un objectif préalablement défini. Comme c'est l'occasion de célébrer un événement spécial, le lieu est donc choisi avec soin. Il doit être adapté aux besoins en matière de capacité d'accueil, de prestations et d'animations.

Les enjeux et les objectifs d'une soirée d'entreprise

Une soirée d'entreprise peut avoir pour objet de renforcer la cohésion d'une équipe, d'organiser une levée de fonds, de remettre un prix, de remercier des partenaires ou des clients. Les invités sont réunis pour passer un moment agréable et convivial. Les principaux enjeux sont de trouver un thème de soirée fédérateur et un environnement totalement déconnecté du quotidien de l'entreprise. Il s'agit de créer une ambiance festive et animée. Le moindre détail a son importance. Citons, en particulier, la composition du menu, la ou les animations choisies, l'agencement et la décoration du lieu de réception.

Quelques exemples de soirées d'entreprise

La soirée d'entreprise peut être organisée dans différentes circonstances. Il peut s'agir de clore un séminaire de travail, une réunion de dirigeants ou de collaborateurs. Il peut s'agir aussi de fêter un événement à caractère exceptionnel. Il existe différents types de soirées d'entreprise.

Le cocktail dînatoire

Le cocktail dînatoire est un repas particulier : il n'est pas composé de plats, mais d'une variété de petits fours et de bouchées salés et sucrés préparés par un traiteur. Les boissons sont servies au verre pour chaque convive. La nourriture et les boissons sont accessibles depuis un buffet et / ou servies en salle par une équipe de serveurs. Les convives sont debout ou assis, selon leurs préférences. Ce genre de soirée favorise les échanges : il est facile de se déplacer et de discuter avec différentes personnes au cours de la même soirée.

La soirée événementielle

La soirée événementielle est l'occasion de fêter un anniversaire, un nouveau partenariat ou encore un important projet. Elle comporte un repas et, bien souvent, des cadeaux souvenirs sont offerts pour l'occasion. C'est généralement une soirée avec des animations. Celles-ci peuvent être de différents types : activités team building, intervention d'un humoriste, karaoké, etc.

Le dîner au restaurant

Pour un dîner assis et intimiste, la soirée au restaurant présente de nombreux avantages. Il est possible de privatiser un espace et de composer un menu complet prenant en compte les régimes alimentaires des invités. Le restaurant est choisi en fonction de son agencement, de ses propositions gastronomiques, de son personnel et de sa décoration. Il est aussi possible de faire appel à un prestataire pour créer une décoration particulière, dans le cadre d'une soirée à thème par exemple. Le repas peut être précédé d'un apéritif avec des animations.

La soirée de gala

La soirée de gala est l'occasion de réunir différents profils d'invités : des collaborateurs, des clients et des investisseurs. Il s'agit d'un dîner assis organisé autour d'une scène dédiée à des animations, à une remise de prix ou encore à une vente aux enchères caritative. La soirée est généralement dirigée par une personne qui présente les intervenants.

La soirée de fin d'année

La soirée de fin d'année est organisée pour remercier les collaborateurs d'une entreprise. Les clients peuvent aussi être conviés. Il peut s'agir de fêter de bons résultats, de dénouer des tensions, de clore une année difficile pour repartir dans de bonnes conditions et avec un nouveau dynamisme. Il y a un repas (assis ou debout), des animations et des cadeaux sont offerts. L'ambiance est décontractée pour faciliter les échanges, notamment entre les équipes qui n'ont pas l'habitude de se côtoyer au sein de l'entreprise.

Conseils pour bien organiser une soirée d'entreprise

Comment s'assurer du bon déroulement de la soirée ? L'anticipation est primordiale. Nous avons préparé pour vous une marche à suivre, étayée de conseils pour mieux vous aider à réussir votre événement.

Établir la liste des convives en fonction des objectifs

Votre première tâche consiste à établir la liste des invités. Celle-ci dépend de l'objectif de la soirée. S'il s'agit de réunir uniquement des collaborateurs, la liste est simple à faire. S'il s'agit d'organiser une soirée de gala, il faut établir les différents profils et les moyens de les contacter : les collaborateurs, les investisseurs et, éventuellement, les invités prestigieux. Pour chaque convive, il faut aussi prendre en considération les moyens de transport et d'hébergement mis à disposition.

Planifier le déroulement de la soirée

Réalisez un pas-à-pas de la soirée. Ce document, qui peut être illustré, décrit chaque étape de la soirée et les questions qu'il est nécessaire de se poser.

• L'arrivée des convives : un parking est-il prévu ? Un vestiaire est-il à disposition?
• L'accueil des participants : faut-il les mener dans une salle particulière grâce à une signalisation ou bien est-ce une personne qui les guide vers leur table ? Faut-il leur remettre un programme ?
• L'organisation du dîner : combien de chaises et de tables sont à prévoir ? Quelle est la composition du repas et à quel rythme est-il servi ? Les animations peuvent, par exemple, être des intermèdes. Est-ce que du personnel est nécessaire pour servir les invités ?
• Le rythme des animations : quelqu'un est-il responsable de la présentation des animations ? Combien sont-elles et quel est l'ordre de passage ?
• La clôture de la soirée : comment indiquer subtilement la fin de la soirée ?

Ces étapes ne sont pas exhaustives et doivent être adaptées aux objectifs de la soirée. Quoi qu'il en soit, le pas-à-pas vous permettra de mieux visualiser les postes de dépenses.

Délimiter un budget

Commencez par faire une liste de tous les postes de dépenses. Il y a la nourriture et les boissons, ainsi que les frais de réservation du lieu de réception. Il faut aussi prévoir les prestations annexes : le matériel de réception, les animations, les frais de personnel, de décoration et, le cas échéant, de transport et d'hébergement.

Trouver le lieu et les prestataires

Prospectez afin de trouver plusieurs lieux pouvant répondre à vos besoins pour l'organisation de votre soirée d'entreprise. Si les lieux que vous avez sélectionnés ne proposent pas tous les services dont vous avez besoin, il faudra contacter des prestataires supplémentaires. Il est nécessaire de comparer différents devis.

Réserver le lieu et les prestations annexes

Dressez une liste des différentes prestations à réserver. Il peut s'agir d'un restaurant ou d'une location de salle, de transports, etc. Pensez également à passer commande pour les goodies et d'autres éventuels cadeaux.

Transmettre les invitations

Préparez vos invitations et anticipez le moyen de les transmettre. S'agit-il d'envois par emails ou par voie postale ? Dans ce dernier cas, prenez en compte les délais de distribution.

Pour une soirée d'entreprise éthique et responsable

Pour être en adéquation avec les valeurs de votre entreprise, inscrivez votre soirée spéciale dans votre démarche RSE.

Trouver un lieu qui s'inscrit dans une démarche RSE

Pour trouver le lieu parfait pour votre soirée d'entreprise, regardez si les établissements que vous avez sélectionnés disposent de labels RSE. Il existe plusieurs écolabels en matière d'hôtels, restaurants et hébergements touristiques : Clef Verte, éthic étapes, Green Globe ou encore Gastronomie Durable.

Organiser une soirée d'entreprise éco-responsable

Dans le cadre d'une location de salle, il est possible de mettre en place une charte de bonnes pratiques. Faites appel à un traiteur local, qui peut vous faire des recommandations. Vous pouvez prendre des mesures anti-gaspillage (doggy bag), bannir l'usage du plastique, utiliser du linge de table réutilisable, du matériel recyclé, etc.

Retrouvez tous nos conseils et bonnes pratiques pour vous aider dans l'organisation d'un événement responsable.

Un accompagnement expert pour organiser une soirée d'entreprise

L'organisation d'une soirée d'entreprise est complexe, car il y a différents facteurs à prendre en compte. IDEAL Meetings & Events peut vous accompagner selon vos besoins. Il peut s'agir de vous aider à trouver votre lieu de réception ou même d'organiser votre événement d'entreprise de A à Z.

Des conseils événementiels à l'écoute de vos besoins

Pour chacun de vos projets, un conseil événementiel est à votre écoute. Nous vous donnons accès à notre carnet d'adresses et nous pouvons vous faire des recommandations pour aiguillier vos recherches. Vous n'avez pas le temps de vous en occuper ? Nous vous ferons des propositions qui respectent votre cahier des charges.

La gestion des réservations et de votre projet global

Nos conseillers peuvent gérer pour vous toutes les réservations, qu'il s'agisse d'un restaurant, d'une location de salle ou des prestations annexes (animations, traiteur, décorateur, fleuriste, etc.). Votre soirée d'entreprise s'inscrit dans le cadre d'un séminaire ? IDEAL Meetings & Events peut prendre en charge la totalité de votre projet. Du lieu du séminaire à celui de la soirée, nous vous proposons un événement clé en main.

Maîtriser les coûts

En collaborant avec nous, vous gardez la maîtrise de votre budget. Vous validez les devis. Les factures de tous les prestataires sont centralisées : vous ne réglez qu'une facture. Nous travaillons avec nos partenaires et fournisseurs depuis de nombreuses années. Nous pouvons donc négocier les tarifs pour vous.

Les 5 points clés pour une soirée d'entreprise réussie

• Définir un objectif pour la soirée d'entreprise.
• Choisir le type de soirée (cocktail, gala, dîner au restaurant, etc.) qui correspond le mieux aux besoins en termes d'accueil, de nourriture, de services et d'animations.
• Rédiger un cahier des charges.
• Sélectionner plusieurs lieux en adéquation avec le cahier des charges et demander des devis.
• Prendre conseils auprès de l'agence IDEAL Meetings & Events pour réussir l'organisation de la soirée. Vous n'avez pas de temps à consacrer à toute cette organisation ? Confiez-nous la gestion de votre projet.