La société Ideal Meetings and Events (ci-après « IME ») est soucieuse d’assurer la protection de vos données personnelles vous concernant (les « Données ») qu’elle peut traiter lorsque vous utilisez tant le site internet institutionnel IME  https://www.idealmeetingsevents.com que la plateforme de gestion des réservations www.ime-finder.com (ci-après le « Site »).Chaque utilisateur est invité à prendre connaissance de la présente Politique :

• de manière générale, au moment de sa navigation sur le Site ;
• avant de transmettre ses informations sur le Site ou au moment de l’activation de son  compte personnel pour accéder aux contenus réservés.

Vous trouverez dans cette politique de protection des données l’ensemble des informations nécessaires afin de comprendre comment nous traitons vos Données et protégeons vos droits.

IME s’engage à respecter la réglementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel, et notamment le Règlement Général relatif à la Protection des Données (Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016, le « RGPD ») et la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée (ci-après désignée la « Loi n° 78-17 »).

IME est susceptible de modifier cette Politique à tout moment. Ainsi, elle pourra avoir fait l’objet d’une mise à jour entre le moment où vous l’avez téléchargée et celui où vous en prenez connaissance. Vous êtes donc invité à vérifier régulièrement la politique de de protection des données telle que publiée sur le Site.

Coordonnées du Responsable du traitement - Contact

Au sens du RGPD :

Les « données personnelles » sont toutes les informations qui vous concernent et permettent de vous identifier, directement ou indirectement.

Le « traitement de données personnelles » est toute opération ou ensemble d'opérations appliquées à des données à caractère personnel.

Le « responsable du traitement » est la personne physique ou morale qui détermine les finalités et les moyens d’un traitement, c’est-à-dire l’objectif et la façon de le réaliser. La société IME agit en qualité de « responsable du traitement » des données personnelles que vous nous adressez ou que nous recueillons à votre sujet au sens du RGPD, dès lors que notre société détermine les finalités et les moyens de traitement de vos données personnelles.

Le « sous-traitant » est la personne physique ou morale qui traite des données pour le compte du responsable de traitement dans le cadre d’un service ou d’une prestation.

Pour toute question relative à vos Données, vous pouvez nous contacter en nous écrivant par email : rgpd@ime-groupe.com

Quelles Données sont collectées ?

IME traite les Données strictement nécessaires pour les finalités ci-dessous décrites.

Dans le cadre de votre utilisation de nos services et de votre navigation sur le site, IME collecte plusieurs catégories de données dont vous trouverez le détail ci-dessous.

Ces données proviennent 

• des informations que vous nous communiquez via le formulaire de contact de la rubrique Contactez-nous, du formulaire de cahier des charges lorsque vous faites une demande, pour la création d'un compte client ou lorsque vous échangez avec notre équipe grâce à la messagerie instantanée, par téléphone ou par email. Ces informations sont des données d’identification, de contact et professionnelles (nom, prénom, entreprise, rôle dans l’entreprise, numéro de téléphone et email professionnels), informations sur les réservations (historique des réservations, factures réglées ou à régler), gestion des utilisateurs associés à votre espace personnel (nom, prénom, email de vos contacts au sein de votre entreprise).
• des informations résultant de votre utilisation de nos services : nous collectons des informations relatives aux services que vous utilisez et à l'usage que vous en faite. Par exemple, l’utilisation de la messagerie interne sécurisée (identifiants des utilisateurs, contenu, date et heure d’envoi) les données relatives à votre navigation sur le site, données de connexion, les pages que vous avez consultées et votre activité sur la plateforme (par le biais de cookies et de votre adresse IP).

Vous vous engagez à assurer, en tant que de besoin, la mise à jour de vos données à caractère personnel.

Pourquoi collectons-nous vos Données ?

IME collecte vos données personnelles soit directement auprès de vous, en général par le biais de formulaires sur le Site, soit indirectement lors de vos interactions avec nous.

En ce qui concerne les données collectées directement auprès de vous, nous signalons sur nos formulaires par un astérisque toutes les informations obligatoires. En effet, certaines informations sont indispensables : que ce soit dans le cadre de l’exécution d’un contrat entre vous et IME, pour la fourniture d’un service que vous nous avez demandé ou pour répondre à l’une de vos demandes, ou encore pour respecter une obligation légale.

IME utilise vos Données pour les finalités suivantes :

• Répondre à vos demandes de support et de contact ;
• Créer votre fiche compte ;
• Assurer la gestion de vos projets et réservations ;
• Vous tenir informé de nos nouveautés par l’envoi de newsletters ;
• Réaliser des analyses et statistiques afin d’améliorer votre expérience sur le Site ;
• Assurer le bon fonctionnement et la sécurité du Site ;
• Garantir l’exercice de vos droits ;
• Assurer la défense de nos droits en justice, le cas échéant.

La base juridique du traitement de vos Données est, selon le cas :

• Quand nous répondons via le formulaire de contact, le traitement est basé sur l’intérêt légitime d’IME.
• Lorsque nous envoyons  notre newsletter, le traitement est basé sur l’intérêt légitime d’IME ;
• Lorsque le traitement est destiné à assurer la gestion de vos projets/réservations et notamment la facturation, il est basé sur l’exécution d’un contrat entre IME et vous ;
• Lorsqu’IME traite vos données pour réaliser des analyses et statistiques, pour assurer la sécurité du Site et améliorer son fonctionnement, ou pour la défense de ses droits en justice, la base juridique est l’intérêt légitime d‘IME ;
• Enfin, quand il est destiné à l’exercice de vos droits, le traitement est fondé sur le respect d’une obligation légale.

Qui en est Destinataire ?

IME traite vos Données en qualité de sous-traitant dans le cadre d’organisation d’événements.

IME est susceptible de transmettre certaines de vos Données (nom, prénom, numéro de téléphone, nom de la société, service concerné, adresse de livraison, régime alimentaire particulier…) aux fournisseurs référencés sur le Site lorsque vous confirmez une prestation avec l’un d’eux, afin de leur permettre de traiter votre réservation et de finaliser avec vous l’organisation logistique de votre événement.

Où sont-elles traitées ?

Les données que nous recueillons auprès de vous sont traitées en France ou dans un pays de l’Union européenne.

Certaines données traitées peuvent faire l’objet d’un transfert en dehors de l’Union européenne. Si tel devait être le cas, IME s’engage à encadrer ces transferts conformément au RGPD et notamment en se fondant sur des décisions d’adéquations ou clauses contractuelles types.

Dans certains cas prévus par la loi, vos Données pourront être transmises à des tiers habilités légalement à y accéder sur requête spécifique : autorité judiciaire ou autorité administrative. Nous pourrons aussi communiquer vos Données à des tiers si une telle mesure est nécessaire pour protéger et/ou défendre nos droits, pour faire respecter les présentes dispositions.

Pendant combien de temps vos Données sont-elles conservées ?

Vos données sont conservées par IME pendant toute la durée de notre relation, ou jusqu’à l’envoi de votre part d’une demande en vue de les supprimer, ou encore après une certaine période d’inactivité de votre côté (la durée déterminée est de trois (3) ans à compter du dernier contact) sauf si une durée de conservation plus longue est autorisée ou imposée en vertu d’une obligation légale, contractuelle, fiscale, sociale ou pour la défense de nos intérêts.

Quels sont vos Droits sur vos Données ?

Vous bénéficiez des droits suivants sur toutes les Données vous concernant :

• droit d’accès,
• droit de les faire rectifier,
• droit de demander leur suppression (« droit à l’oubli »),
• droit de vous opposer à la prospection commerciale, y compris au profilage,
• droit de retirer votre consentement à tout moment (pour les traitements basés sur votre consentement),
• droit de vous opposer à un traitement basé sur l’intérêt légitime,
• droit à la portabilité,
• droit à la limitation du traitement dans certaines circonstances.

Si vous souhaitez exercer l’un de ces droits et si vous avez des questions sur le traitement de vos données, vous pouvez nous contacter à : rgpd@ime-groupe.com. Toute demande abusive au regard des lois et règlements pourra être rejetée.

A défaut de réponse satisfaisante, vous avez le droit de contacter l’autorité de contrôle compétente, la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) en France.